Основное количество вопросов в жизни бизнес-сообщества решается посредством проведения совещаний, симпозиумов, съездов. Для принятия взвешенного и обдуманного решения по тому или иному вопросу проблему требуется обсудить, услышать мнение коллег, привлечь к участию в дискуссии экспертов. На одну и ту же проблему вполне может быть более одной точки зрения – все их необходимо принять во внимание, обсуждая текущие вопросы.
Для того чтобы сами переговоры носили конструктивный характер, чтобы все их участники смогли услышать друг друга и высказать свои замечания, само помещение должно соответствовать ряду специальных требований. Во многом поэтому лицам, ответственным за организационную часть мероприятия, в первую очередь нужно выбрать современный конференц-зал, оснащение которого соответствует самым высоким стандартам.
В первую очередь требуется обратить внимание на вместительность пространства. Достаточно часто совещания проводятся с расширенным количеством участником – на них приглашают не только топ-менеджеров компании, но и многих ведущих специалистов по различным направлениям, представителей прессы. Все прибывшие должны с достаточным комфортом разместиться в помещении – от этого во многом зависит позитивный итог всего мероприятия. Вместе с тем нецелесообразно для встречи с малым количеством участников арендовать огромный зал.
Докладчики и все те, к кому их речь обращена, должны хорошо слышать и понимать один одного. Ставку в связи с этим следует делать на помещение, в котором предусмотрены современные микрофоны, микшеры, акустические системы. Плохо, когда звук оглушает участников совещания – ничего хорошего нет и в том, когда приглашенные не в состоянии разобрать слова спикера.
Обязательным требованием к залу для проведения конференции высокого уровня является и наличие передового демонстрационного оборудования. Народная мудрость гласит: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Возможности высокотехнологичных гаджетов позволяют демонстрировать в высоком качестве рекламные ролики, художественные и документальные фильмы, диаграммы, графики, фотографии в различных режимах. Специально для этого помещения оснащаются плазменными панелями, мультимедийными проекторами, офисными досками, посредством которых участники конференций смогут ознакомиться с подготовленными к показу материалами.
